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Keine wichtige E-Mail verpassen mit eigener Übersicht in «Mail»

Der heutige Tipp ist eher an Personen gerichtet, die stringent der «Inbox Zero»-Philosophie frönen – Grund: Mit einem notorisch überfüllten Posteingang ist der Nutzen folgendem Tricks nur bedingt.

Stefan Rechsteiner
Dienstag, 2. Januar 2024 um 10:02 Uhr

Auch über fünfzig Jahre nach der ersten E-Mail ist der ehrwürdige Kommunikationskanal heute noch omnipräsent. Umso wichtiger, dass keine E-Mails versehentlich im SPAM-Ordner untergehen und so womöglich unbeabsichtigt gelöscht werden.

Genau das ist für viele nichts Neues: Es wird auf die eine E-Mail gewartet, diese will aber partout nicht im Posteingang landen – bis bemerkt wird, dass sie schon längst angekommen, aber im SPAM-Ordner gelandet ist.

Dieses Problem geht folgender Tipp an. Mit einer selbst-erstellten «Übersicht» im «Mail»-Programm ist es möglich, alle E-Mails aus allen Inbox-Postfächern inklusive des SPAM-Ordners zentral an einer Stelle aufgelistet zu bekommen. Wenn diese neue Übersicht die «Alle»-Ansicht ersetzt, hat dies mindestens drei Vorteile – wir listen sie am Schluss dieses Tipps.

Für die «Übersicht» machen wir uns die mächtigen «Intelligenten Postfächer» von Apples «Mail» zunutze. Angelegt wird sie wie folgt:

1. In «Mail» das Menü Postfach : Neues intelligentes Postfach … aufrufen
2. Als «Name des intelligenten Postfachs» zum Beispiel «Übersicht» eingeben
3. Beim Auswahlmenü «Enthält E-Mails, die … der folgenden Eigenschaften erfüllen» muss «eine» gewählt werden (nicht «alle»!)
4. Als erste Regel «E-Mail ist im Postfach» mit «Alle» auswählen
5. Über die «Plus»-Schaltfläche ganz rechts bei der eben definierten ersten Regel eine zweite Regel hinzufügen
6. Als zweite Regel «E-Mail ist im Postfach» mit «Spam-Nachrichten (alle)» auswählen
7. Die beiden Optionen «E-Mails im Papierkorb mit einbeziehen» und «E-Mails im Postfach ‹Gesendet› mit einbeziehen» NICHT auswählen
8. Mit «OK» wird das neue intelligente Postfach mit den definierten Regeln angelegt. Es wird in der Seitenleiste im Abschnitt «Intelligente Postfächer» aufgelistet.

Wer das neue intelligente Postfach «Übersicht» nun anklickt, erhält eine Übersicht über alle E-Mails, die von allen Accounts in den Posteingängen (Inbox) liegen – durchmischt mit allen E-Mails aus allen SPAM-Ordnern aller Accounts.

Noch nützlicher wird diese selbst-erstellte «Übersicht», wenn sie die «Alle»-Ansicht von Mail ersetzt. Komplett ersetzen ist zwar nicht möglich, aber immerhin kann sie gewissermassen als die Standard-Ansicht definiert werden – also als jene, die bei jedem Programm-Start von Mail direkt angezeigt wird und als jene, die über ⌘1 aufgerufen wird. Hierzu muss das intelligente Postfach lediglich als Favorit definiert und dort an die erste Stelle geschoben werden – und zwar wie folgt:

1. CTRL-/Rechtsklick auf das neu erstellte intelligente Postfach (bei uns «Übersicht») und im Kontextmenü «Als Favoriten sichern»
2. Mit Drag-and-drop (Ziehen-und-Fallenlassen) die «Übersicht» in der Liste der Favoriten ganz an die Spitze platzieren

Fortan ist die neue «Übersicht» die Standard-Ansicht, welche «Mail» als Erstes anzeigt.

Die drei Vorteile dieser neuen «Übersicht»:

1. Es wird nie wieder eine Nachricht im SPAM-Ordner übersehen.
2. Die SPAM-Ordner werden vorzu kontrolliert geleert.
3. Es gibt ein Verständnis dafür, was für SPAM an die persönlichen Adressen geschickt wird – und wer diese Werbung verschickt. So kann ggf. etwas dagegen unternommen werden.
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