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Things 2 (für Mac und iOS)

Um der Vergesslichkeit vorzubeugen, kann man sich für jede Aufgabe einen Notizzettel machen. Oder man installiert Things. Letzteres ist angenehmer, einfacher und schneller. Ein Überblick.

Patrick Bieri
Donnerstag, 11. Oktober 2012 um 14:00 Uhr

Der iOS App Store bietet eine enorme Auswahl an Programmen, welche einem die Aufgabenverwaltung erleichtern sollen. iOS sowie seit Juli auch OS X Mountain Lion bringen mit «Erinnerungen» eine eigene App mit, welche den Nutzer auf anstehende Aufgaben hinweisen kann. Das Bedürfnis nach solchen Programmen ist sehr gross, da man damit auf einfache Weise seine Aufgaben verwalten kann.

Things - Der Einstieg

Um das Bedürfnis nach Ordnung und Organisation zu befriedigen, haben die Entwickler von Cultured Code «Things» entwickelt. Die App ist für den Mac sowie iOS erhältlich.
Das Entwicklerteam legte bei der Gestaltung grossen Wert darauf, dass die App einfach zu bedienen ist. Dies zeigt sich auch beim ersten Start des Programms. Die App kommt nicht überladen, sondern aufgeräumt daher. Diese Philosophie ist eine Wohltat für jeden Benutzer, welche auch von anderen Entwicklern beherzigt werden sollte.

Die App macht einem den Start einfach. Verwendet man bereits ein Aufgabenverwaltungsprogramm, wie beispielsweise Apples «Erinnerungen», so kann in den Einstellungen bestimmt werden, dass diese Aufgaben auch im «Eingang» von Things angezeigt werden.
Als Nutzer kann man anschliessend selbst entscheiden, ob man diese Aufgaben in Things importieren will oder ob man sie im alten Programm belässt. Importiert man die Daten, so werden diese im anderen Programm automatisch gelöscht. Damit verhindert man, dass Doppelspurigkeiten entstehen können. Beim Import von Daten aus «Erinnerungen» werden geografische Informationen sowie die genaue Uhrzeit gelöscht.

Umgekehrt ermöglicht Things den Export von Aufgaben, welche am heutigen Tag anstehen. Damit gehen jedoch wichtige Things spezifische Informationen wie Tags oder spezielle Gruppeninformationen verloren.

Die «Einstellungen» sind sehr kurz gehalten und beschränken sich auf das Nötigste. Auch in diesem Bereich ist die App sehr schlank gestaltet. Trotz der Schlichtheit hat man das Gefühl, dass alle nötigen Funktionen vorhanden sind.

Aufgaben

Einer einzelnen Aufgabe können neben dem Titel verschiedene Tags und Notizen zugeteilt werden. Des Weiteren kann ein Fälligkeitsdatum definiert werden. Jedoch nicht festgelegt werden kann eine genaue Uhrzeit.

Einige Tags sind bereits vorprogrammiert, andere können individuell hinzugefügt werden. Um die Tags schneller zu nutzen, kann jedem ein Tastatur-Kurzbefehl zugeteilt werden. Dies erleichtert den Arbeitsablauf.
Zusätzlich erlaubt es die App, einem Tag mehrere «Untertags» zuzuordnen. So kann dem Tag «Priorität» ein Untertag «Hoch», «Mittel» oder «Gering» zur Seite gestellt werden. Dies sorgt für eine grössere Ausdifferenzierung und erleichtert die Ordnung.
Die Tags, welche bereits von einer Aufgabe verwendet werden, werden in der Tag-Verwaltung speziell hervorgehoben. Dies sorgt dafür, dass man bei einer Neuordnung nicht versehentlich die Tags löscht, welche sich im Gebrauch befinden.

Erfassen

Um schnell eine Aufgabe zu erfassen, bietet Things die Möglichkeit, eine neue Aufgabe im Eingang abzulegen. Dazu müssen nicht alle Informationen wie Zeit oder Tags einer Aufgabe zugeordnet werden. Wenn man anschliessend mehr Zeit hat, können die Aufgaben, welche sich im Eingang befinden, detaillierter kategorisiert werden. In diesem Falle kann die Aufgabe anschliessend per Drag and Drop in eine andere Kategorie verschoben werden.

Eine Aufgabe kann auch mittels Kurzbefehlen erstellt werden. Diese können in den Einstellungen nach den eigenen Wünschen ausgewählt werden. Der Nutzer hat dafür zwei Möglichkeiten..
Zum einen können mit Hilfe einer Tastenkombination in der App selbst Aufgaben erstellt werden.
Zum anderen können mit Hilfe einer zweiten Tastenkombination Aufgaben während der Nutzung eines anderen Programmes erstellt werden. Stösst man beispielsweise bei Recherchen auf einen interessanten Internet-Beitrag, welcher gut zur Arbeit passen würde, so kann aus dem Browser hinaus mittels einer Tastenkombination eine Aufgabe dazu erstellt werden. Der im Browser markierte Text wird sofort als Notiz eingefügt und der Nutzer muss nachträglich nur noch Tags, Titel und Fälligkeitsdatum definieren. Um diese Funktion nutzen zu können, wird das kostenlose Programm «Things Helper» benötigt.

Fokussieren

Um mehr Ordnung zu schaffen, kann man die einzelnen Aufgaben verschiedenen Kategorien zuordnen.
Unter dem Titel «Fokussieren» bietet die App die Möglichkeit, eine Aufgabe in «Heute», «Als Nächstes», «Geplant» oder «Irgendwann» einzuordnen.
Eine solche Kategorisierung wird einem von der App nicht aufgezwungen. Die Arbeit wird einem dadurch jedoch stark erleichtert.

In «Heute» werden alle Aufgaben angezeigt, welche man für den heutigen Tag geplant hat. Hat man die Aufgabe erledigt, so kann man einen Hacken setzen und diese wird je nach Einstellung sofort im Logbuch abelegt. Beim Logbuch handelt es sich um die Sammlung der Aufgaben, welche man bereits erledigt hat.
Per Drag and Drop kann eine beliebige Aufgabe in «Heute» verschoben werden, auch wenn man sie zuvor für einen anderen Tag geplant hat. Solche noch nicht fälligen Aufgaben werden im Gegensatz zu den wirklich fälligen Aufgaben speziell markiert.

In «Als Nächstes» werden alle Aufgaben angezeigt, welche man für einen Bestimmten Tag geplant hat. Dem Nutzer wird die Entscheidung überlassen, ob die Aufgaben nach Fälligkeitsdatum oder nach Projekt geordnet werden. Auch können nur Aufgaben mit bestimmten Tags angezeigt werden.
Auch hier können per Drag and Drop beliebig Aufgaben hinzugefügt werden.

Im Ordner «Geplant» können Aufgaben abgelegt werden, welche wiederkehrend sind oder erst nach einer gewissen Zeit wieder aufgenommen werden sollen. Beispielsweise kann es sich hier um ein Projekt handeln, welches für eine gewisse Zeit unterbrochen werden muss.
Dabei können Aufgaben, wenn man keine Zeit findet, per Mausklick einen oder mehrere Tage nach hinten verschoben werden.

Im Ordner «Irgendwann» können Aufgaben abgelegt werden, welche zu einem späteren, bisher noch unbekannten Zeitpunkt an die Hand genommen werden sollen.

Bereiche und Projekte

Um Arbeiten zu gliedern, bietet Things die Möglichkeit, Projekte und Bereiche zu erstellen. So können Aufgaben, welche beispielsweise alle bis zum Uni-Start gemacht werden müssen, in ein entsprechendes Projekt eingegliedert werden.
Somit sieht man auf den ersten Blick, welche Aufgaben noch anstehen, obwohl man diese erst für später eingeplant hat.
Die einzelnen Aufgaben des Projekts bleiben in den anderen Listen wie «Heute» oder »Geplant» erhalten. Somit bündelt man mit einem Projekt seine Aufgaben und verschafft sich eine gute Übersicht.

Das Projekt selbst, aber auch die einzelnen Aufgaben, können mit eigenen Tags und Fälligkeitsdaten versehen werden. Damit kann man unterschiedliche Prioritäten innerhalb des Projekts verdeutlichen und seine Aufgaben besser danach ausrichten.

Die einzelnen Projekte können in einer übergeordneten Ebene einem Bereich zugeordnet werden. So können einzelne, unabhängige Projekte in einem Meta-Bereich gebündelt werden. Damit entstehen Abstufungen, welche vor allem bei mehreren Projekten die Verwaltung erleichtern.
Das vorhin genannte Projekt «Uni-Start» kann beispielsweise dem Bereich «Studium» zugeteilt werden, zu welchem noch andere Projekte gehören, welche mit dem Studium in einem engen Zusammenhang stehen.

Things Cloud

Mit Hilfe von «Things Cloud» werden alle Änderungen, welche man auf einem der Geräte gemacht hat, automatisch synchronisiert und anschliessend auf den anderen Geräten angezeigt. Somit gehen keine Termine mehr verloren, weil man sie auf einem anderen Gerät gespeichert hat.
Die Entwickler versprechen, dass «Things Cloud» viermal schneller ist als die bisherige Synchronisation mit «Bonjour». Auch eigene Tests zeigen, dass Things die Aufgaben unverzüglich zwischen den einzelnen Geräten synchronisiert.
Der Geschwindigkeitsunterschied zwischen Things und der Apple eigenen App «Erinnerungen» ist enorm.

Things fürs iPhone und das iPad

Things für das iPad sowie das iPhone bietet den gleichen Funktionsumfang wie die Mac App. In den Einstellungen kann eine Uhrzeit pro Tag gewählt werden, in welcher die anstehenden Aufgaben auf dem Sperrbildschirm angezeigt werden. Da in Things den einzelnen Aufgaben keine genaue Uhrzeit zugeteilt werden kann, ist diese Funktion ausreichend.
Auch die iOS App ist sehr übersichtlich gestaltet und ermöglicht somit eine intuitive Bedienung.

Bei «Things for iPad» haben die Entwickler die Projektverwaltung etwas anders gestaltet als auf dem Mac. Anstelle einer nüchternen Übersicht werden die einzelnen Projekte als Bücher gezeigt, welche mit einer Animation geöffnet werden.

Bei beiden Varianten verfügen die neusten Versionen über eine engere Einbindung von Apples «Erinnerungen». Damit kann man direkt mit Hilfe von Siri Aufgaben erstellen und diese werden sogleich automatisch in Things angezeigt.

Verfügbarkeit

Things für den Mac kann im Mac App Store für CHF 48.— erworben werden. Things für iOS ist nicht als Universal-App erhältlich. «Things for iPhone» ist für CHF 10.— im iOS App Store erhältlich. Für Besitzer des iPads bietet Cultured Code «Things for iPad» für CHF 20.— im iOS App Store zum Download an.

Fazit

Things überzeugt. Mit der einfachen und benutzerfreundlichen Bedienoberfläche hilft die App, auch bei komplexen Aufgaben den Überblick zu behalten. Den Anspruch, welchen die Entwickler hatten, nämlich eine schlanke und einfache App zu gestalten, zieht sich wie ein roter Faden durch das ganze Programm.
Aufgaben können schnell und einfach erstellt werden und die Einbindung der «Erinnerungen» oder einer anderen Organisations-App ist gelungen. Things für den Mac wird mit den beiden iOS Apps auf harmonische Weise ergänzt. Eine grosse Hilfe ist die Funktion, mit welcher per Tastenkürzel Aufgaben während der Benutzung eines anderen Programmes heraus erstellt werden können. Dies erleichtert das Zusammentragen von Informationen und beschleunigt somit den Arbeitsprozess enorm.
Immer wieder kritisiert wird in Foren der Preis des Programmes. Wer neben einem Mac auch iPad und iPhone besitzt, bezahlt für alle Programme CHF 78.—. In Anbetracht der Zeit, welche man mit diesem Aufgabenverwaltungsprogramm einspart, ist dieser Preis meiner Meinung nach mehr als gerechtfertigt.

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